Productividad, planificación y puntualidad son algunas cualidades claves para todo emprendedor o pequeño empresario. Para emprender un negocio se debe mantener un calendario de actividades. Organizarse resulta todo un desafío y la tecnología puede facilitarnos el objetivo de tener una vida profesional exitosa.
Google Calendar es una herramienta muy práctica porque se sincroniza con el resto de los servicios de Google, como el correo Gmail. Conocer algunos trucos nos permitirá sacarle el máximo provecho.
Qué es. Google Calendar es una herramienta digital (similar a una agenda o calendario) que permite crear y gestionar tu agenda y sincronizarla con otras. Además, te notifica en tiempo real a tu celular o a tu correo sobre las tareas pendientes en tu día.
Auxilio para emprendedores ¡y gratis!: Para los emprendedores esta herramienta gratuita es una buena aliada para programar tiempos, plazos de entrega y reuniones a las que asistir. Además, tiene un espacio de almacenamiento sin límite.
Ventajas y usos
¿Profesional o personal? Cuando se unen las agendas de la vida personal y laboral todo puede ser visto como un caos y generar situaciones de estrés. Google Calendar brinda la opción de tener, en simultáneo y por separado, un calendario laboral (reuniones, presentaciones) y otro personal (cumpleaños, cenas con amigos).
Alarmas para olvidadizos. Las alarmas son una funcionalidad que puede configurarse para recibir mensajes de texto (SMS), correos o ventanas emergentes en la PC (según se elija) para recordar temas importantes. Es útil para profesionales que trabajan dentro o fuera de una oficina. ¡No hay excusas para olvidar!
Organización grupal. Se puede compartir el calendario con empleados, colaboradores o clientes para distribuir información sobre reuniones, eventos y entregas de trabajo. Además, es posible poner en común archivos y documentos, utilizando Google Drive.
Distintos formatos. Tiene varios modos de visualización que se pueden activar desde los botones de la parte superior: diaria, semanal, mensual. Entre ellos, hay una visualización especial, denominada agenda, que permite repasar de un solo vistazo todos los elementos del calendario para observar cómo están de ocupadas las próximas semanas.
¿Sin conexión? Hay ocasiones, especialmente estando de viaje o fuera de la oficina o negocio, en las que no tenemos Internet. El acceso offline al contenido de Google Calendar soluciona ese inconveniente. Para esto hay que hacer clic en “sin conexión” y descargar contenidos previamente.
Agenda a la mañana. Se puede configurar para recibir cada día un correo con los eventos o actividades programadas para el día. También se pueden añadir localizaciones y vincular con Google Maps, para buscar la mejor ruta para llegar a una reunión o a visitar a un cliente y no ser impuntual.
Colores, para todos los gustos. Tener muchas cosas que hacer provoca estrés. La herramienta permite distinguir las actividades por colores, que se pueden clasificar con significados de importancia mayor o menor o según temas. Visualmente será más fácil identificar qué hacer y el tipo de tarea que es.
Las herramientas tecnológicas significan una gran ayuda. Y la capacitación profesional es clave para el buen desarrollo de un emprendimiento, negocio familiar, pequeña empresa. Una formación teórica y práctica genera siempre una ventaja competitiva.
¿Dónde estudiar una formación?
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